STUDIU DE CAZ

NUME CLIENT:
GRUP DE FIRME DIN SECTORUL COMERTULUI SI DISTRIBUTIEI

CERINTE:
Crearea arhivei in conditiile LEGII 16/1996 a ARHIVELOR NATIONALE, a NORMELOR si INSTRUCTIUNILOR privind activitatea de arhiva la creatorii si detinatorii de documente pe fiecare firma din grup in parte

SITUATIA DIN TEREN:
Dosarele si documentele se aflau raspandite in diversele birouri ale firmelor din grup (duplari, rastele, fisete, etc). Situatia se inrautatea pe masura treceri timpului, aparteneta documentelor la creatorul de drept fiind trecuta pe plan secund.  Cautarea si gasirea unui anumit document era o adevarata problema care genera pierderi de timp si crea probleme la nivelul executivului dar si al angajatilor care aveau contact cu arhiva.

ARHIVARE:              
Expertii nostri impreuna cu persoanele desemnate ca reprezentanti din partea beneficiarului au procedat la intocmirea Nomenclatorului si a celorlalte documente solicitate de Legea Arhivelor Nationale pe fiecare creator si detinator de documente, in paralel cu parcurgerea urmatoarelelor etape din procesul arhivarii:
● Fondare                          – stabilirea apartenentei la fondul arhivistic propriu fiecarui creator si detinator de documente
● Ordonare                        – ordonarea cronologica pe problematici 
● Inventariere                    – identificarea documentelor ordonate si identificarea eventualelor lipsuri
● Vidare                            – arhivarea documentelor cu grad redus de interventie si arhivarea lor in containere de arhivare
● Legare                           – legarea in coperti de arhivare si inscriptionare conform cu indicativul din Nomenclator si pozitia din arhiva
● Creare baza de date        – culegerea datelor si introducerea lor in baza de date 
● Selectionare si distrugere - identificarea documentelor expirate si distrugerea lor dupa confirmarea prealabila a Arhivelor Nationale.

ECHIPAMENTE SI CONSUMABILE FOLOSITE 
● Conform contractului s-au pus la dispozitia clientului rafturile de arhivare,  containerele de arhivare si copertile de legatorie
● Masini de gaurit, sfoara, markere, etc.
● Masina de vidat , consumabilele necesare (pungi de plastic de arhivare)
● Distrugator de documente dimensionat la volumul identificat a fi distrus

REZULTATE:                       
● NOMENCLATOR, REGISTRE DE EVIDENTA, INVENTARE, REGISTRE DE DEPOZIT, FISE DE CONTROL, PROCESE VERBALE, etc. pe fiecare creator si detinator de documente
● Arhiva “totala” cu o lungime de aproximativ 250 ml
● 150 containere de arhivare cu bibliorafturi sau unitati vidate
● CD securizat cu baza de date proprie fiecarui creator si detinator de documente
                                 

              
BENEFICII DIRECTE:
● crearea unei arhive in parametrii legislatiei in domeniu
● reducerea spatiului de depozitare cu 35%
● management eficient al arhivei si reducerea costurilor de depozitare
● pastrarea in-house a arhivei
● conservarea documentelor vidate din punct de vedere al conditiilor de mediu si al securitatii acestora
● eliminarea pierderilor de timp la gasirea oricarui document din arhiva